He invertido personalmente en múltiples aplicaciones de programación y herramientas de automatización a lo largo de los años, y lo que siempre he comprendido es que tu tiempo personal es uno de tus activos más valiosos. Ya sea ahorrando una hora al día para enseñarle a mi hijo a lanzar una pelota o yendo al gimnasio para priorizar mi salud, he aprendido lo impactante que puede ser recuperar mi tiempo. Es fácil para los emprendedores y líderes caer en las mismas estrategias que les han funcionado en el pasado, lo que a menudo dificulta el cambio de hábitos. También es difícil realizar una inversión inicial en el tiempo o los recursos necesarios para configurar estas automatizaciones. Sin embargo, hoy en día es más fácil que nunca aprovechar la tecnología. Gracias a que la automatización se usa cada vez más y a que sus recursos educativos están fácilmente disponibles, implementarla es un proceso mucho más sencillo que antes.
A continuación se presenta una guía sencilla sobre cómo los emprendedores pueden automatizar sus vidas, tanto profesionales como personales, utilizando la tecnología:
1. Automatice tareas digitales repetitivas con software de automatización
Admito que tengo mis prejuicios con respecto a Zapier; empezó en nuestra oficina durante un fin de semana de startups en Missouri, y he sido amigo de sus fundadores desde el principio. Sin embargo, creo que Zapier es una de las herramientas de automatización más poderosas para emprendedores. Para ahorrar tiempo en el trabajo, considere implementar la automatización para estas tareas comunes.
- Gestión de clientes potenciales: agregue automáticamente nuevos clientes potenciales desde un anuncio de Facebook o un formulario de sitio web a un CRM como HubSpot o Salesforce.
- Programación: cuando alguien reserva una reunión a través de Calendly, Zapier puede agregar el evento a su Calendario de Google, enviar un correo electrónico de confirmación e incluso crear un enlace de reunión de Zoom.
- Comercio electrónico: envíe automáticamente nuevos pedidos de Shopify a su software de contabilidad o cree tarjetas Trello para el cumplimiento de pedidos.
- Publicación de contenido: publique nuevas publicaciones de blog en múltiples plataformas sociales sin tener que iniciar sesión manualmente en cada una.
Para comprobar cuánto tiempo dedico a las tareas, documento una semana de trabajo. La semana siguiente, consulto con expertos en herramientas de automatización para ver si hay alguna forma de implementar un proceso automatizado para alguna de esas tareas. Una vez elegida una herramienta de automatización, documento otra semana de trabajo. Para calcular el tiempo ahorrado, comparo el tiempo que dediqué a la automatización con el que dedicaba antes sin ella. Visualizar este tiempo ahorrado es útil porque demuestra que mi inversión inicial realmente vale la pena.
2. Delega tareas a dispositivos inteligentes para el hogar y la oficina
Tu tiempo se aprovecha mejor tomando decisiones que aspirando o cortando el césped. Los dispositivos inteligentes para el hogar han hecho que externalizar tareas personales sea más fácil que nunca.
Por ejemplo, empecé a regalar aspiradoras y trapeadores inteligentes a las organizaciones sin fines de lucro con las que colaboro. Recuerdo haber comprado un robot aspirador cuando salieron al mercado y lo rápido que volaba por las escaleras. Sin embargo, la tecnología ha avanzado mucho desde entonces, y es increíble la eficiencia con la que estos dispositivos pueden limpiar una casa u oficina. Después de probar varias marcas, me decidí por Yeedi. Quería una solución que pudiera realizar una limpieza exhaustiva para una casa u oficina, especialmente para personas con discapacidad. Por ejemplo, el M14 Plus no solo aspira y trapea, sino que también evacua el agua sucia e incluso se seca solo. Al ver esto, terminé comprando unidades para un par de oficinas, y ahora ni siquiera me preocupo por coger una escoba o un trapeador. Considera cualquier cosa que te quite tiempo a diario y busca un producto de calidad que pueda automatizar esa tarea. Recuperar tu tiempo con estos aparatos bien vale la pena la inversión. Una ventaja: también hace que las cosas parezcan tecnológicamente más avanzadas cuando la gente visita tu casa o la oficina.
3. Utilice asistentes inteligentes para optimizar las rutinas diarias
Asistentes inteligentes como Amazon Alexa, Google Assistant o Siri de Apple pueden gestionar innumerables tareas pequeñas que, de otro modo, interrumpirían tu flujo de trabajo. Tan sencillo como era hace un año, recuerdo un caso en el que un empleado, mientras miraba un número en un correo electrónico, le pidió a Siri que lo llamara y lo leyera. Personalmente, he perdido la cuenta de cuántas veces he copiado y pegado información, y luego he salido de un correo electrónico, solo para descubrir que algo no funciona cuando un simple comando de voz podría haberlo resuelto. Aquí tienes algunas maneras adicionales de integrar asistentes inteligentes en tus tareas diarias para mejorar la productividad .
- Establecer recordatorios y temporizadores: recordatorios controlados por voz para ayudarlo a recordar seguimientos, tomar descansos o cambiar de tarea en el momento adecuado.
- Control de horarios mediante dispositivos inteligentes: todo, desde las cafeteras hasta los sistemas de iluminación, se puede automatizar para ahorrar tiempo en la gestión de una oficina o una casa.
- Información a pedido: solicite actualizaciones del clima, cálculos rápidos o las últimas noticias de negocios sin levantar su teléfono ni abrir un navegador, lo que le permitirá realizar múltiples tareas y continuar trabajando con una interrupción mínima.
Cuando se integran con otros dispositivos inteligentes, estos asistentes pueden activar rutinas que automatizan su entorno según su horario.
4. Automatizar la gestión financiera
Gestionar las finanzas puede consumir mucho tiempo. Afortunadamente, las aplicaciones financieras han evolucionado considerablemente y ahora automatizan la categorización y los cálculos de gastos que antes requerían un esfuerzo manual. Ya sean gastos personales o empresariales, muchos de estos procesos ahora se pueden automatizar. Aquí tienes algunas herramientas que te ayudarán con ello.
- QuickBooks y Xero: integre sus cuentas comerciales, procesadores de pagos y bancos para categorizar automáticamente transacciones, enviar facturas y generar informes.
- Expensify o Shoeboxed: escanee y registre automáticamente los gastos de los recibos y compárelos con las transacciones.
Simplemente revisar los datos automatizados durante unos minutos cada semana, en lugar de manejar todo manualmente, puede ahorrar mucho tiempo.
Conclusión
La automatización puede parecer robótica a veces, pero ofrece beneficios innegables en ahorro de tiempo. Con frecuencia, los líderes desempeñan múltiples funciones, pero no todas las tareas requieren su atención directa. Al aprovechar diversas herramientas, software y tácticas de automatización, obtendrá mayor libertad para innovar, liderar y hacer crecer su negocio con claridad y enfoque. Además, podrá dedicar más tiempo a las personas especiales de su vida.
